Το Excel είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιούν πολλοί στις επιχειρήσεις τους για να καταχωρούν αλλά κυρίως να παρακολουθούν δεδομένα. Χιλιάδες εγγραφές καθημερινά καταχωρούνται σε "εξελάκια" και πολλές φορές μάλιστα έχουμε περιπτώσεις διπλοεγγραφών ή η διαδικασία σταματάει εκεί!. Τι μπορούμε να κάνουμε ώστε να πάμε ένα βήμα πιο πέρά; Δες και εσύ πως μπορεί το Powerquery να σε βοηθήσει να εκτοξευθείς!
Λογισμικό εμπορικής / λογιστικής διαχείρισης
Όλες οι σύγχρονες επιχειρήσεις, διαθέτουν λογισμικά για την καταχώρηση εμπορικών και λογιστικών δεδομένων. Τα λεγόμενα SAP, ERP, κλπ συστήματα, είναι πολύ δυνατά και εξειδικευμένα αλλά σχεδόν κανένα από αυτά δεν μπορεί τελικά να εξάγει αναφορές με πλήρη ευελιξία. Τους λείπει εν ολίγης το ευέλικτο data reporting. Στην πραγματικότητα η δουλειά τους δεν είναι το reporting, αλλά το μεθοδικό και με συνοχή data entry ώστε να είναι τα δεδομένα μας ασφαλή και σε τάξη.
Σε όλα τα συστήματα (galaxy, softone, κλπ)θα βρείτε την δυνατότητα Export to CSV, XLSX, JSON, XML ή άλλη συμβατή μορφή την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως πηγή για τα δεδομένα σας. Στο Excel μπορείτε μάλιστα, να εισάγετε δεδομένα απευθείας από την ίδια βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί και το λογισμικό σας αλλά αυτό είναι κάτι που πρέπει να είστε απόλυτα σίγουροι για το τι κάνετε.
Excel για reporting
Το Excel στις τελευταίες του εκδόσεις έχει αναπτύξει μία πληθώρα εργαλείων που μας επιτρέπουν αξιοπρεπέστατα reporting. Δεν μιλάω για το Power BI, το οποίο από μόνο του είναι ένα Business Interlligence εργαλείο, αλλά για το ίδιο το Excel. Μέσα από την εφαρμογή λογιστικών φύλλων, μπορείτε να εισάγετε από πολλές διαφορετικές πηγές δεδομένων, σετ δεδομένων τα οποία -γιατί όχι- να συσχετίσετε και να εξάγετε τα δικά σας συμπεράσματα.
Powerquery
Για την εισαγωγή των δεδομένων από εξωτερική πηγή χρησιμοποιούμε το εργαλείο PowerQuery του Excel. Πολλές φορές τα δεδομένα εξάγονται με μία περίεργη μορφή από ένα λογιστικό πρόγραμμα που μπορεί να έχουμε και χρειάζονται μερικές μετατροπές πριν καταστούν κατάλληλα προς επεξεργασία.
Άλλες φορές μπορεί απλά να θέλουμε να βάζουμε σε ένα φάκελο δεδομένα και αυτά να ενσωματώνονται αυτόματα σε ένα κεντρικό αρχείο.
Εδώ είναι που μας είναι απαραίτητο το εργαλείο powerquery του excel. Μας επιτρέπει ως ένας προθάλαμος να μετατρέψουμε -ή καλύτερα από εδώ και πέρα θα λέμε να μετασχηματίσουμε- τα δεδομένα μας σε τέτοια μορφή και διάταξη.
Είναι τόσο πλούσιο εργαλείο που εκτός από τους μετασχηματισμούς και τις πλούσιες δυνατότητες εισαγωγής δεδομένων, έχει και την δική του γλώσσα προγραμματισμού, την γλώσσα M.
Αν κάποιος θέλει να ανακαλύψει την πραγματική δύναμη του Powerquery, το επόμενο βήμα της βασικής εκμάθησης, είναι να αφιερώσει χρόνο και να μάθει M Language.
Ως GetCert σας παρέχουμε τη δυνατότητα εκπαίδευσης σε προχωρημένα ζητήματα Excel, ειδικά αν είστε εταιρεία και θέλετε να εκπαιδεύσετε το προσωπικό σας, επικοινωνήστε μαζί μας.
Το βίντεο και τα αρχεία εργασίας
Σας παρουσιάζουμε το βίντεο (δείτε το όλο, πραγματικά αξίζει) και σας δίνουμε τα αρχεία εργασίας για να τα κατεβάσετε σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε εξάσκηση.
