Το Word είναι η εφαρμογή με την οποία συντάσσουμε τις αναφορές μας και τα έγγραφά μας. Είναι όμως αρκετό να γνωρίζουμε απλώς καλά την χρήση του word; Δες 10 σωτήριες συμβουλές και τρόπους για να γράφεις σωστά και επαγγελματικά στο Word.
Πάμε να δούμε τις δέκα συμβουλές για καλύτερα έγγραφα!
10) Χρησιμοποίησε επαγγελματικά πρότυπα
Το Word διαθέτει κατά την δημιουργία εγγράφων, την επιλογή να βασιστείτε σε ένα πρότυπο. Αυτό θα σας βοηθήσει να έχετε ένα σκελετό για το έγγραφό σας, είτε αυτό πρόκειται για αναφορά, βιογραφικό ή κάποια πρόταση.
9) Καθαρός και κατανοητός λόγος
Χρησιμοποιήστε καθαρό γραπτό λόγο ώστε να γίνετε αντιληπτοί αμέσως. Αποφύγετε την χρήση Αργκό, τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη. Επίσης χρησιμοποιήστε την ορολογία που θα καταλαβαίνει το κοινό σας.
8) Μορφοποίηση
Την μορφοποίηση θα την αφήνετε πάντα για το τέλος. Χρησιμοποιήστε την ορθά, ώστε να κάνετε το έγγραφό σας ευανάγνωστο. Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες διαφόρων επιπέδων, λίστες με αρίθμηση αλλά και με κουκίδες για να κάνετε τμήματα του κειμένου σας πιο κατανοητά.
7) Γραμματοσειρές
Χρησιμοποιήστε 1 ή 2 γραμματοσειρές το πολύ και κρατήστε ένα συγκεκριμένο στυλ μορφοποίησης. Για παράδειγμα αν επιλέξετε οι επικεφαλίδες σας να είναι Arial, 16pt, Bold φροντίστε να διατηρήσετε το ίδιο στυλ σε όλο το έγγραφο. Μπορείτε να αντιγράψετε την μορφοποίηση ενός κειμένου σε ένα άλλο με το πινέλο μορφοποίησης.
6) Το ύφος του εγγράφου
Ο γραπτός σας λόγος θα πρέπει να αποπνέει επαγγελματισμό αλλά και αυτοπεποίθηση. Μην χρησιμοποιείτε αργκώ, φατσούλες και άλλες υποκοριστικές εκφράσεις.
5) Ενεργητικός λόγος
Χρησιμοποιήστε ενεργητικό λόγο. Ο παθητικός κάνει τα κείμενα να φαίνονται χωρίς την πρέπουσα δυναμική.
4) Σημεία στίξης / συντακτικό / ορθογραφία
Αποφύγετε να κάνετε λάθη στα σημεία στίξης ή την ορθογραφία. Δώστε ιδιαίτερη βάση στο συντακτικό.
3) Οπτικοποιήστε όπου είναι εφικτό
Εφ' όσον το επιτρέπει το έγγραφο, όπου έχετε αριθμούς και δεδομένα, δημιουργήστε γραφήματα. Επίσης παρουσιάστε εικόνες δίπλα από περιγραφές για να βοηθήσετε τους αναγνώστες σας.
2) Υπερσύνδεσμοι
Δημιουργήστε υπερσυνδέσμους για να συσχετίσετε πληροφορίες, σχετικές μεταξύ τους. Αυτό θα επιτρέψει στο έγγραφό σας να είναι πιο χρήσιμο.
1) Πίνακας περιεχομένων
Δημιουργήστε πίνακες περιεχομένων για το έγγραφό σας. Αν έχετε και εικόνες, χρησιμοποιήστε και πίνακα περιεχομένων για τις εικόνες.
