Excel για λογιστές

Αν είσαι λογιστής, ξέρεις καλά ότι το πρόγραμμά σου δεν είναι ποτέ “καθαρό”. Εξαγωγές από εμπορικά/λογιστικά προγράμματα, αποσπάσματα τραπεζών, myDATA, ΦΠΑ, συμφωνίες προμηθευτών–πελατών, μισθοδοσία, cash flow… όλα περνούν, αργά ή γρήγορα, από ένα φύλλο Excel.

Το θέμα δεν είναι αν θα χρησιμοποιήσεις Excel, αλλά πώς θα το αξιοποιήσεις ώστε να σου εξοικονομεί ώρες και να μειώνει λάθη. Παρακάτω μοιράζομαι —σαν συνάδελφος— τις πιο συνηθισμένες “πονεμένες” δουλειές και πώς το Excel (σε συνδυασμό με την ΤΝ) τις κάνει πιο γρήγορες, καθαρές και αξιόπιστες.

Γιατί οι λογιστές χρειάζονται το Excel (σήμερα περισσότερο από ποτέ)

• Γέφυρα μεταξύ συστημάτων. Τα λογιστικά/ERP συστήματα σπάνια “μιλούν” τέλεια μεταξύ τους. Το Excel ενώνει CSV, TXT, PDF-μετατροπές και εξαγωγές από τράπεζες/πλατφόρμες.
• Έλεγχος & επαλήθευση. Προτού υποβάλεις δηλώσεις ή κλείσεις μήνα, χρειάζεσαι ένα χώρο για δειγματοληπτικό έλεγχο, συμφωνίες και γρήγορα cross-checks.
• Ευελιξία ανάλυσης. Pivot tables, φίλτρα, ομαδοποιήσεις, σενάρια cash flow: όλα σε ένα περιβάλλον που ελέγχεις εσύ.
• Τεκμηρίωση & επικοινωνία. Γρήγορα dashboards για τη διοίκηση, πίνακες απόδοσης τμημάτων, συγκρίσεις περιόδων — ό,τι χρειάζεται για να “μιλήσουν” τα νούμερα.

Οι καθημερινές εργασίες που τρώνε χρόνο (και νεύρα)

• Συμφωνία τραπεζών με το γενικό καθολικό: διαφορετικές μορφές αρχείων, διπλοεγγραφές, χρεώσεις/πιστώσεις.
• Ταυτοποίηση παραστατικών (τι με τι συμφωνεί): πελάτες–πληρωμές, προμηθευτές–εξοφλήσεις, ανοιχτά υπόλοιπα.
• Έλεγχος ΦΠΑ & myDATA: κατηγοριοποιήσεις, συντελεστές, ειδικές περιπτώσεις (πιστωτικά, απαλλασσόμενα, ενδοκοινοτικά).
• Ενοποίηση δεδομένων από πολλαπλές πηγές: ERP, πλατφόρμες e-shop, marketplaces, courier, τράπεζες.
• Μισθοδοσία & παροχές: συμφωνία κινήσεων, ανάλυση κόστους ανά τμήμα/έργο.
• Ad hoc αναφορές για διοίκηση: “Μπορείς να μου βγάλεις μέχρι το απόγευμα μια σύγκριση Q1–Q3 ανά κατηγορία;”
• Καθαρισμός δεδομένων: κεφαλαία/πεζά, λάθος ημερομηνίες, διπλές γραμμές, “βρώμικα” exports.

Αν σε πονάει κάτι από τα παραπάνω, είσαι στο σωστό σημείο γιατί έχουμε την λύση.

Πώς το Excel σε βοηθά — τα “όπλα” που θελεις στο συρτάρι σου

Power Query: αυτοματοποίηση εισαγωγής & καθαρισμού

Τι κάνει: Συνδέεται σε αρχεία/φακέλους, τραπεζικά CSV, ERP exports και με ένα κουμπί εφαρμόζει καθαρισμούς (αφαίρεση κενών, μετατροπή τύπων, απομάκρυνση διπλοτύπων, διαχωρισμός στηλών).

Γιατί με νοιάζει: Μειώνει δραματικά τον χρόνο προετοιμασίας. Ένα αρχείο τραπέζης που καθάριζες 20’ κάθε εβδομάδα, γίνεται 20’’.

Pivot Tables & Power Pivot: από τα δεδομένα στη διορατικότητα

Τι κάνει: Εκτελεί σενάρια όπως για παράδειγμα ανάλυση πωλήσεων ανά κατηγορία/μήνα/πελάτη, συμφωνία ΦΠΑ ανά συντελεστή, κοστολόγηση ανά κέντρο.

Plus: Υπολογισμοί DAX (στο Power Pivot) για περίπλοκα KPIs (π.χ. rolling 12 months, YoY).

Λειτουργίες “νέας γενιάς”

XLOOKUP αντί για VLOOKUP/INDEX-MATCH: πιο γρήγορο και λιγότερα λάθη.

FILTER, UNIQUE, SORT: δυναμικές λίστες για ανοιχτά υπόλοιπα, πελάτες χωρίς παραστατικό, κινήσεις περιόδου.

TEXTSPLIT, TEXTBEFORE/AFTER: καθαρισμός περιγραφών συναλλαγών τραπέζης.

LET & LAMBDA: δίνεις “όνομα” στη λογική σου και τη ξαναχρησιμοποιείς σαν custom function.

Data Validation & Conditional Formatting

Κλειδώνεις επιλογές (π.χ. συντελεστές ΦΠΑ) και βάφεις ανωμαλίες (π.χ. αρνητικές ποσότητες, ημερομηνίες εκτός περιόδου). Λιγότερα λάθη, γρηγορότεροι έλεγχοι.

Μακροεντολές (VBA) ή Office Scripts

Για επαναλαμβανόμενα βήματα (π.χ. “άνοιξε αρχεία φακέλου, ενοποίησε, καθάρισε, εξήγαγε αναφορά”). Αν δεν θέλεις VBA γιατί είναι λίγο παρωχημένη ως διαδικασία στο Office, τα Office Scripts στο Excel for the Web δίνουν πιο “μοντέρνο” τρόπο αυτοματοποίησης.

Excel μαζί με Τεχνητή Νοημοσύνη: εκεί που υπάρχει το μεγάλο κέρδος

Το Excel από μόνο του είναι δυνατό. Με ΤΝ όμως γίνεται σύστημα:

Από φυσική γλώσσα σε τύπους.

Γράφεις: “Βρες όλες τις κινήσεις του πελάτη ‘ΑΛΦΑ ΑΕ’ τον Απρίλιο και σύνοψέ τες ανά ΦΠΑ”. Η ΤΝ μπορεί να σου προτείνει FILTER με κριτήρια, ή να στήσει ένα Pivot με slicers.

Πρόταση λογικής συμφωνιών.

Θες αντιστοίχιση κινήσεων τράπεζας με παραστατικά; Η ΤΝ προτείνει κανόνες (ποσό ±2€, αντιστοίχιση περιγραφών, κοντινές ημερομηνίες) και δημιουργεί φόρμουλες/βήματα Power Query.

Εντοπισμός ανωμαλιών (anomaly detection).

Π.χ. τιμολόγια με ασυνήθιστο συντελεστή ΦΠΑ, συναλλαγές έξω από συνηθισμένα όρια, “διπλοχτυπήματα” παραστατικών. Η ΤΝ σου επισημαίνει γραμμές για έλεγχο, αντί να ψάχνεις βελόνα στα άχυρα.

Κατηγοριοποίηση εξόδων/εσόδων.

Με βάση περιγραφές, προμηθευτές και ιστορικό, η ΤΝ προτείνει λογαριασμούς ή κατηγορίες. Εσύ επικυρώνεις, εκείνη μαθαίνει.
Auto-documenting & επεξηγήσεις.

Η ΤΝ μπορεί να δημιουργεί “log” ενεργειών: τι φιλτράραμε, ποια κριτήρια βάλαμε, ποια αρχεία ενώθηκαν — τέλειο για τεκμηρίωση/εσωτερικούς ελέγχους.

Γρήγορα templates & αναφορές.

Ζητάς: “Φτιάξε μου πίνακα ταμειακών ροών 13 εβδομάδων με σενάρια”. Παίρνεις έτοιμο σκελετό στο Excel, με ονόματα περιοχών, σημειώσεις και οδηγίες.

Ιδέα για daily routine:

• Power Query κουμπί “Ανανέωση Όλων” → τραβάει τράπεζες/ERP.
• Η ΤΝ τρέχει έλεγχο ανωμαλιών → σε λίστα “To Review”.
• Pivot “ΦΠΑ ανά συντελεστή/περίοδο” → γρήγορος έλεγχος πριν τη δήλωση.
• Dashboard cash flow → email στη διοίκηση με snapshot.

Μικρά παραδείγματα που σώζουν ώρες

Συμφωνία τραπέζης:

• Power Query: αφαίρεση διπλοτύπων, μετασχηματισμός ποσών, unified ημερομηνίες.
• XLOOKUP για αντιστοίχιση reference πληρωμών με παραστατικά.
• Conditional formatting για “διαφορές > 1€” ώστε να τις δεις μονομιάς.

Έλεγχος ΦΠΑ & myDATA:

• Pivot με Slicers σε περίοδο/κατηγορία.
• Εξαίρεση εγγραφών χωρίς ΚΑΔ/λάθος χαρακτηρισμούς με FILTER.
• ΤΝ για πρόταση κατηγοριών χαρακτηρισμού (ειδικά σε e-shop με πολλά SKUs).

Αναφορές διοίκησης (5’ και τέλος):

• Pivot με μετρήσεις (Power Pivot measures).
• Δυναμικά Charts που δέχονται καθαρά ονόματα περιοχών (no manual ranges).
• Η ΤΝ προτείνει κείμενο “executive summary” 3–4 γραμμών έτοιμο για email.

Πώς να στήσεις ένα “λογιστικό” Excel περιβάλλον που δουλεύει για σένα

• Φάκελοι & ονοματολογία. Σταθερά paths για τράπεζες/exports. Κερδίζεις αυτοματοποίηση.
• Πίνακες (Ctrl+T) παντού. Οι δυναμικές αναφορές μειώνουν σπασίματα.
• Ορισμένα ονόματα (Named Ranges). Κάνουν τις φόρμουλες κατανοητές.
• Data Validation. Ελεγχόμενες λίστες για ΦΠΑ, κατηγορίες, κέντρα κόστους.
• Ένα αρχείο “Parameters”. Εκεί φυλάς συντελεστές, mapping λογαριασμών, όρια ελέγχων.
• Template βιβλιοθήκη. Συμφωνία τραπέζης, Έλεγχος ΦΠΑ, Cash flow 13w, Αναφορά πωλήσεων — έτοιμα “σκελετά”.
• ΤΝ “βοηθός”. Χρησιμοποίησέ την για να:
  • γράφεις/ελέγχεις τύπους,
  • σχεδιάζεις rule-sets συμφωνιών,
  • φτιάχνεις περιγραφικές αναφορές από τα νούμερα.

Συχνά λάθη που βλέπω (και πώς να τα αποφεύγεις)

• Υπερβολική εξάρτηση από VLOOKUP: πέρασε σε XLOOKUP. Είναι πιο ασφαλές.
• Manual copy-paste κάθε μήνα: βάλε Power Query/Office Scripts.
• Ένα “μαμούθ” φύλλο για όλα: σπάσε σε “Raw Data”, “Transform”, “Report”.
• Καμία τεκμηρίωση: κράτα sheet “ReadMe” με τι κάνει τι. Η ΤΝ μπορεί να το γράψει για σένα.
• Μηδενική επικύρωση: Data Validation και κανόνες formatting για να “φωνάζουν” τα λάθη.

Τι κερδίζεις πρακτικά

Ώρες πίσω στην εβδομάδα σου (λιγότερο manual, περισσότερη ουσία).
Λιγότερα λάθη και πιο ήρεμοι έλεγχοι/υποβολές.
Καλύτερη εικόνα για διοίκηση και πελάτες, χωρίς να φτιάχνεις αναφορές από την αρχή κάθε φορά.
Μεταφορά γνώσης στην ομάδα: templates + τεκμηρίωση = σταθερή ποιότητα.

Θέλεις να το κάνουμε μαζί, στοχευμένα μαθήματα excel για λογιστές;

Αν αναγνώρισες τις παραπάνω “πληγές”, τότε τα μαθήματα Excel για λογιστές που προσφέρουμε είναι κομμένα και ραμμένα πάνω στην πραγματικότητα του κλάδου: συμφωνίες τραπεζών, ΦΠΑ/myDATA, ενοποίηση exports, dashboards cash flow, αυτοματοποίηση με Power Query/Office Scripts και χρήση ΤΝ στην πράξη.

Τι θα πάρεις στο τέλος

• Προσωπική βιβλιοθήκη templates.
• Script/flows που “τραβάνε” και καθαρίζουν δεδομένα αυτόματα.
• Checklist ελέγχων πριν από δηλώσεις.
• Οδηγούς prompt-templates για να συνεργάζεσαι με την τεχνητή νοημοσύνη αποτελεσματικά.

Έλα να κάνουμε το Excel πραγματικό συνεργάτη σου.

Πάτησε στη φόρμα επικοινωνίας, και ξεκινάμε με ένα στοχευμένο πρόγραμμα που θα σου επιστρέψει χρόνο από την πρώτη κιόλας εβδομάδα.